Bỏ Túi 10 Bước Mở Quán Cafe Cho Người Mới Kinh Doanh

1 năm trước 27

Sở hữu một quán cafe của riêng mình là giấc mơ mà rất nhiều người theo đuổi. Tuy nhiên, thủ tục mở quán cafe có dễ không? Khi mở quán cần chuẩn bị những gì và làm sao để quán hoạt động hiệu quả? Hãy cùng tìm hiểu ngay những bước mở quán cafe cho người mới kinh doanh ngay!

Mở quán cafe cần bao nhiêu vốn?

Để xác định mở quán cafe cần bao nhiêu vốn, bạn cần thực hiện một bước dự toán các chi phí phải trang trải trong quá trình mở và duy trì quán. Trong đó, các chi phí phổ biến nhất khi mở quán cafe là chi phí thuê mặt bằng, chi phí trang thiết bị và nội thất, chi phí nguyên liệu, chi phí marketing và quảng cáo, chi phí nhân viên, chi phí vận hành hàng ngày (gồm các chi phí như điện, nước, internet, vệ sinh, bảo trì thiết bị,…) và cuối cùng là các chi phí liên quan đến việc đăng ký kinh doanh, giấy phép, và các thủ tục pháp lý khác.

Tùy thuộc vào quy mô quán, các chi phí có thể có sự dao động, ảnh hưởng đến đáp án cho câu hỏi mở quán cafe bao nhiêu tiền? Tuy nhiên, mức vốn trung bình bạn cần có để mở quán cafe và duy trì hoạt động hiệu quả là từ 500 – 1 tỷ đồng.

Thủ tục mở quán cafe

Nếu bạn đang có ý định mở quán cafe, dưới đây là thủ tục chi tiết bạn không thể bỏ qua.

Hướng dẫn chi tiết thủ tục mở quán cafe

Dưới đây là thủ tục mở quán cafe chi tiết mà bạn nên tham khảo:

Chuẩn bị hồ sơ: Nếu bạn là chủ hoặc đại diện hộ kinh doanh, hãy chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và nộp tại cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện nơi đặt trụ sở hộ kinh doanh, thường là bộ phận một cửa hoặc bộ phận dịch vụ công thuộc UBND cấp huyện.
Thời gian xử lý: Thường mất khoảng 3-5 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện sẽ trao giấy biên nhận và cấp giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.
Lệ phí: Thông thường, lệ phí cho thủ tục này là 100.000 đồng mỗi lần.

Hồ sơ đăng ký kinh doanh cafe

Tùy thuộc mô hình kinh doanh mà bạn lựa chọn, hồ sơ đăng ký kinh doanh cafe của bạn sẽ có một số điểm khác biệt. Dưới đây là một số giấy tờ chung mà bạn cần chuẩn bị khi lập hồ sơ đăng ký kinh doanh quán cafe:

Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh;
Thông tin đăng ký hộ kinh doanh với đầy đủ họ và tên, địa điểm, vốn, số lao động sử dụng…;
Bản sao y công chứng CMND/ CCCD/ hộ chiếu của người đăng ký kinh doanh;
Hợp đồng thuê địa điểm đặt cơ sở kinh doanh.

Giấy phép cần chuẩn bị khi kinh doanh cafe

Khi kinh doanh một quán cafe, bạn cần chuẩn bị các giấy phép sau:

Giấy phép kinh doanh: Bạn cần đăng ký doanh nghiệp và nhận giấy phép kinh doanh từ cơ quan đăng ký kinh doanh hoặc Sở Kế hoạch và Đầu tư địa phương.
Giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm: Để đảm bảo tuân thủ quy định về vệ sinh và an toàn thực phẩm, bạn cần có giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm.
Giấy phép sử dụng đất hoặc hợp đồng thuê đất: Nếu quán cafe của bạn thuê hoặc sử dụng một mảnh đất cụ thể, bạn cần có giấy phép sử dụng đất hoặc hợp đồng thuê đất để chứng minh quyền sử dụng đất đó.
Giấy phép xây dựng: Trong trường hợp bạn xây mới hoặc cải tạo quán cafe, bạn cần xin cấp giấy phép xây dựng từ cơ quan quản lý xây dựng địa phương.

Đọc thêm: Cho thuê mặt bằng: Thủ tục và những điều cần biết

Kinh nghiệm mở quán cafe cho người mới đầu

Mở quán cafe là một thử thách thú vị nhưng cũng đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Dưới đây là một số kinh nghiệm mở quán cafe quan trọng dành cho người mới bắt đầu.

Tìm hiểu và có kiến thức cơ bản về cà phê

Khi mở quán cafe, để có thể kinh doanh hiệu quả và phục vụ khách hàng tốt nhất, bạn sẽ cần trang bị một số kiến thức cơ bản về cà phê như:

Các loại cà phê: Arabica, Robusta là hai loại cà phê được yêu thích nhất, ngoài ra còn có Liberica và Excelsa. Khi pha chế, bạn có thể pha trộn các loại cà phê (blend) để tạo ra hương vị đa dạng hơn như Espresso Blend, Moka Java, và Breakfast Blend.
Pha chế cà phê: Bạn cần học cách pha chế các thức uống từ cà phê phổ biến như Espresso, Cappuccino, Latte và Americano để hiểu về tỷ lệ pha chế, cách sử dụng máy pha cà phê và kỹ thuật tạo bọt sữa.
Bảo quản cà phê: Bảo quản cà phê ở nơi khô ráo, tránh tiếp xúc trực tiếp với không khí hoặc ánh sáng mặt trời. Hạn chế việc mua cà phê đã xay sẵn, vì hương vị cà phê sẽ bị giảm đi nhanh chóng. Ngoài ra, cần đảm bảo nơi cất giữ không có mùi lạ vì cà phê có khả năng hấp thụ mùi rất tốt. Cà phê giữ được hương vị tốt nhất trong vòng 2-4 tuần nên cần nhập cà phê với số lượng phù hợp để tránh giảm chất lượng.

Xác định nhóm khách hàng mục tiêu

Tùy theo khách hàng mục tiêu, bạn có thể thiết kế menu và các dịch vụ của mình theo đó. Chẳng hạn như, nếu bạn hướng đến nhóm khách là sinh viên hoặc nhân viên văn phòng, bạn cần thiết kế quán có không gian yên tĩnh để làm việc, học tập hoặc gặp gỡ bạn bè. Nếu bạn hướng tới những khách hàng tìm không gian làm việc nhóm, hội họp hoặc tổ chức sự kiện, bạn nên thiết kế quán với các không gian nhỏ riêng biệt kèm theo các dịch vụ hỗ trợ như wifi, máy chiếu, và đồ ăn nhẹ.

Ngược lại, nếu bạn nhắm tới nhóm khách hàng yêu thích âm nhạc và nghệ thuật, bạn nên mở quán cafe mang đến những trải nghiệm nghệ thuật khi thưởng thức cafe. Khi mở quán cafe hướng tới nhóm đối tượng gia đình hoặc người chỉ có nhu cầu thay đổi địa điểm giải trí, bạn có thể mở thêm không gian chơi cho trẻ em hoặc menu đa dạng phù hợp với nhu cầu của gia đình.

Đọc thêm: Thiết kế quán cafe cóc Sang – Xịn hơn nhờ 3 bí kíp tuyệt vời này!

Lựa chọn phong cách thiết kế phù hợp

Một phong cách thiết kế đẹp và phù hợp sẽ giúp quán cafe của bạn có không gian độc đáo, từ đó thu hút và giữ chân khách hàng tốt hơn. Khi lựa chọn phong cách thiết kế, hãy ưu tiên các phong cách phù hợp sở thích của khách hàng mục tiêu, định vị bạn mong muốn khi mở quán cafe.

Phong cách hiện đại: Phong cách này thường sử dụng các đường nét đơn giản, tối giản và tông màu trung tính như trắng, đen và xám, thích hợp cho những ai yêu thích không gian sạch sẽ, tươi mới và hiện đại.
Phong cách công nghiệp: Đây là phong cách lấy cảm hứng từ những khu nhà xưởng cũ, với việc sử dụng các vật liệu như bê tông, sắt, gỗ thô và ống nước từ đó tạo ra không gian thô ráp, cứng cáp và đậm chất công nghiệp.
Phong cách retro: Mang đến cảm giác hoài niệm với việc sử dụng màu sắc tươi sáng, họa tiết và nội thất độc đáo nhằm tạo ra không gian đặc biệt và lôi cuốn.
Phong cách châu Á: Phong cách thiết kế châu Á nhấn mạnh sự cân bằng, hài hòa và tĩnh lặng khi sử dụng các vật liệu như như gỗ, màu sắc tự nhiên trong trang trí.

Xác định giá sản phẩm và dịch vụ

Giá sản phẩm và dịch vụ có ảnh hưởng lớn đến lợi nhuận khi mở quán cafe cũng như trải nghiệm của khách hàng. Bạn có thể dựa trên cách chế biến và nguyên liệu bạn sử dụng, mô hình kinh doanh (tự phục vụ, quầy đặt hàng hoặc dịch vụ tại bàn), vị trí của quán, phong cách của quán, các chi phí hoạt động để duy trì quán,… để xác định giá sản phẩm và dịch vụ phù hợp nhất với quán của mình. Ngoài ra, bạn có thể nghiên cứu thị trường thường xuyên cũng như lắng nghe phản hồi của khách hàng để điều chỉnh giá cả khi mở quán cafe.

Lập kế hoạch kinh doanh cho quán cafe

Để có thể kinh doanh quán cafe hiệu quả, cần xác định mục tiêu và chiến lược kinh doanh khi mở quán cafe của bạn. Để lập kế hoạch kinh doanh chi tiết, bạn có thể thực hiện nghiên cứu thị trường, tìm hiểu về khách hàng mục tiêu, nghiên cứu để chọn được sản phẩm và dịch vụ phù hợp và đa dạng.

Ngoài ra, để có kế hoạch kinh doanh cũng như tiếp thị hiệu quả hơn, bạn nên phân tích SWOT (điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức) khi mở quán để tìm cách tận dụng những cơ hội và khắc phục những điểm yếu khi mở quán. Đặt ra chiến lược quảng cáo quán cafe sẽ giúp tăng khả năng thu hút khách hàng và cải thiện doanh thu. Bên cạnh đó, bạn cần quản lý tài chính cẩn thận khi mở quán bằng cách xác định nguồn vốn và lập kế hoạch tài chính chi tiết như vốn, lợi nhuận dự kiến, nguồn thu và chi phí hoạt động.

Theo dõi và đánh giá hiệu quả kinh doanh khi mở quán cafe theo các chỉ số quan trọng như doanh thu, lợi nhuận, đánh giá khách hàng và phản hồi có thể giúp bạn kịp thời điều chỉnh chiến lược để kinh doanh hiệu quả hơn. Nếu bạn chưa có kinh nghiệm lập kế hoạch kinh doanh, hãy tìm kiếm lời khuyên từ chuyên gia hoặc những người có kinh nghiệm hơn.

Tìm vị trí thuận lợi cho quán cafe

Mở quán cafe ở nơi có vị trí thuận lợi, dễ tìm sẽ khiến khách hàng mới dễ lựa chọn quán của bạn và khách hàng cũ sẽ trung thành hơn. Do đó, bạn có thể ưu tiên các khu vực có mật độ dân cư cao như gần trường học, văn phòng, trung tâm mua sắm,…. Những khu vực này thường có lượng người qua lại đông đúc và khách hàng tiềm năng cao. Bạn cũng có thể dựa vào phong cách quán hướng tới hoặc tình hình cạnh tranh để lựa chọn vị trí mở quán.

Xác định bãi giữ xe của quán cà phê

Bãi giữ xe của quán nên rộng rãi và gần quán để khách dễ dàng di chuyển giữa hai địa điểm. Ngoài ra, diện tích bãi xe nên được tính toán đủ rộng để chứa số lượng xe trong kể cả trong khung giờ cao điểm. Quan trọng nhất, hãy đảm bảo bãi giữ xe an toàn và tiện lợi cho khách hàng. Bạn nên trang bị camera an ninh hoặc cử bảo vệ để bảo quản xe. Nếu có áp dụng phí giữ xe, bạn nên đảm bảo thông tin này được công khai để không ảnh hưởng đến sự hài lòng của khách hàng.

Chú ý đến chất lượng sản phẩm và dịch vụ

Chất lượng sản phẩm và dịch vụ là yếu tố quan trọng để thu hút và giữ chân khách hàng trong kinh doanh quán cafe. Hãy sử dụng nguyên liệu tươi ngon và chất lượng cao để tạo ra các đồ uống và món ăn ngon lành. Đồng thời, hãy đảm bảo quy trình chế biến sản phẩm luôn được thực hiện cẩn thận để đảm bảo chất lượng đồng nhất. Nhân viên của quán nên được đào tạo về kỹ năng pha chế, giao tiếp và cách phục vụ khách hàng bên cạnh kiến thức về các loại cà phê, đồ uống và món ăn để luôn có thể tư vấn cho khách hàng.

Cung cấp đa dạng các loại ăn nhẹ

Khi mở quán cafe, bạn có thể bán thêm các món ăn nhẹ để khách hàng có thể thưởng thức cùng với đồ uống. Dưới đây là một số gợi ý về các loại ăn nhẹ phổ biến:

Bánh ngọt: Là một lựa chọn phổ biến được nhiều quán cafe lựa chọn với các món như bánh ngọt truyền thống, bánh quy, muffin, cupcake, bông lan, và bánh kem.
Bánh mì sandwich: Là món ăn nhẹ tiện lợi và ngon miệng với các lựa chọn như sandwich thịt gà, sandwich thịt nướng, sandwich cá hồi, sandwich rau củ, và sandwich kẹp thịt.
Bánh mì nướng: Đây là lựa chọn phổ biến của nhiều khách hàng khi ăn nhẹ. Do đó khi mở quán cafe bạn có thể thêm các loại bánh mì nướng như pizza, bánh mì nướng phô mai, bánh mì nướng thịt xông khói,….
Snack: Khoai tây chiên, bánh quy, bánh snack, hạt điều, hạt hướng dương, và hạt bí ngô cũng phù hợp để khách hàng có thêm lựa chọn khi sử dụng dịch vụ tại quán.
Đồ ăn nhẹ khác: Ngoài ra, bạn cũng có thể cung cấp các loại đồ ăn nhẹ khác như canapé, bánh bao, xôi, bánh cuốn, và bánh tráng cuốn.

Xem thêm: Những ý tưởng thiết kế quán cafe nhỏ đẹp giá rẻ cực chất

Có nhiều chương trình khuyến mãi cho khách hàng thân thiết

Chương trình khuyến mãi là lựa chọn hay để bạn có thể xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng khi mở quán cafe. Khi thiết kế chương trình khuyến mãi, bạn cần xác định mục tiêu cụ thể, đảm bảo tính khả thi và lợi ích kinh doanh. Các khuyến mãi phổ biến bạn có thể tham khảo như mua 1 tặng 1, giảm giá khi đi theo nhóm, tổ chức các sự kiện đặc biệt như acoustic, workshop, talkshow hoặc trải nghiệm sản phẩm miễn phí,…

Bạn có thể tạo thẻ thành viên hoặc chương trình khách hàng thân thiết cho phép khách hàng tích điểm để nhận các ưu đãi đặc biệt, quà tặng. Ngoài ra, các hoạt động giảm giá định kỳ vào các ngày hoặc khung giờ cố định, ngày sinh nhật của khách hàng,…. cũng giúp bạn giữ chân khách hàng tốt hơn. Không những vậy, bạn còn có thể tặng những món quà nhỏ khi khách hàng đạt số lần ghé quán nhất định hay sử dụng dịch vụ với mức hóa đơn nhất định sẽ khuyến khích khách hàng của bạn tốt hơn.

Tham gia vào quá trình buôn bán

Khi mở quán cafe, bạn nên dành thời gian tham gia vào hoạt động quán cafe để đảm bảo nhân viên đang tuân thủ quy trình và tiêu chuẩn chất lượng đã được đề ra. Bạn cũng nên đào tạo về kỹ năng, nghiệp vụ định kỳ để giúp nhân viên ngày càng chuyên nghiệp hơn. Đồng thời, bạn nên xây dựng văn hóa phục vụ chuyên nghiệp, hiệu quả và tôn trọng khách hàng bên cạnh việc thường xuyên động viên để thúc đẩy nhân viên làm việc tốt hơn.

Bạn cũng có thể giám sát thái độ phục vụ của nhân viên bằng cách lắng nghe phản phản hồi của khách hàng về dịch vụ của quán. Đặc biệt, hãy xử lý ngay khi nhận được khiếu nại của khách hàng.

Đọc thêm: Mẹo thiết kế phòng họp đẹp đạt chuẩn có thể bạn chưa biết

Chú trọng tiếp thị quán cafe

Để quán cafe của bạn được nhiều người biết đến hơn, đừng quên chú trọng đến khâu tổ chức tiếp thị cho quán. Bạn có thể sử dụng các loại mạng xã hội, website và các kênh tiếp thị trực tuyến khác để quảng bá quán cà phê của mình, giới thiệu menu với những thức uống, giúp khách hàng biết đến những chương trình ưu đãi hấp dẫn, khoe những góc check-in đẹp mắt trong quán và thông báo về các hoạt động, sự kiện của quán nếu có.

Với xu hướng ngày nay, việc tạo một kênh online để liên tục tương tác với khách hàng sẽ giúp bạn xây dựng tình yêu thương hiệu trong lòng khách hàng tốt hơn.

Xây dựng không gian yên tĩnh, thoải mái

Xây dựng một không gian yên tĩnh và thoải mái trong sẽ giúp bạn thu hút khách hàng khi mở quán cafe. Do đó, nội thất nên thoải mái, phù hợp với phong cách của quán. Bạn cũng có thể tạo các khu vực riêng tư, yên tĩnh trong quán cafe để khách hàng có thể tận hưởng không gian riêng. Sử dụng tường phân cách, rèm cửa hoặc cây xanh để phân chia không gian là một lựa chọn khá sáng tạo.

Âm thanh trong quán cafe không nên quá tĩnh lặng hoặc ồn ào. Bạn có thể chọn nhạc nền nhẹ nhàng, nhạc jazz, acoustic hoặc instrumental để tạo cảm giác thư giãn cho khách. Ngoài ra, bạn cần đảm bảo ánh sáng trong quán không quá chói hoặc quá tối để tạo ra không gian ấm cúng và thoải mái.

Xem thêm: Top 25+ cách giúp bạn trang trí quán cafe đẹp, đơn giản, hút khách

Các loại hình quán cafe phổ biến hiện nay

Khi mở quán cafe, hãy tham khảo các mô hình quán cafe phổ biến hiện nay và lựa chọn cho mình mô hình phù hợp nhất với mục tiêu kinh doanh, đối tượng khách hàng và sở thích của bạn. Dưới đây là một số mô hình mở quán cafe phổ biến hiện nay.

Mở quán cà phê acoustic

Quán cà phê acoustic thường có không gian nhỏ hoặc ngoài trời, tạo cảm giác thân thiện, ấm cúng cho khách hàng thưởng thức cà phê và nhạc sống. Điểm đặc biệt của quán cà phê acoustic là sự tập trung vào các buổi biểu diễn nhạc nhẹ nhàng. Do đó, không gian quán cần sự thoải mái, sử dụng vật liệu hấp thụ âm thanh để giảm tiếng ồn và đầu tư vào các thiết bị âm thanh chất lượng, phù hợp với không gian quán để tối ưu chất lượng âm thanh giúp khách hàng thưởng thức âm nhạc tốt hơn.

Mở quán cafe take away

Mô hình quán cà phê take away là loại quán cà phê tập trung vào việc cung cấp đồ uống và thức ăn mang đi. Đây là lựa chọn phổ biến cho những người có lịch trình bận rộn hoặc không có thời gian ngồi lại trong quán để thưởng thức cà phê. Quán cà phê take away thường có quy trình phục vụ khách hàng nhanh chóng với đồ uống và thức ăn được đóng gói bằng hộp, túi hoặc ly chuyên dụng để đảm bảo an toàn và tiện lợi cho việc vận chuyển.

Mở quán cafe ăn sáng

Cà phê ăn sáng là mô hình cafe cung cấp dịch vụ cà phê và các món ăn sáng cho khách hàng. Mô hình này tập trung vào việc phục vụ cafe sáng kèm theo các món các lựa chọn về bữa sáng đa dạng. Quán cafe ăn sáng cần có nội thất thoải mái và không gian để khách hàng ngồi thư giãn và tận hưởng bữa sáng. Vì buổi sáng khách hàng có quỹ thời gian khá hạn chế, nên mô hình cafe take away cần có dịch vụ nhanh chóng và hiệu quả nhất.

Xem thêm : Chi Phí Mở Quán Cafe Cho Người Mới Bắt Đầu Kinh Doanh

Mở quán cafe nhượng quyền thương hiệu

Mô hình quán cafe nhượng quyền thương hiệu, còn được gọi là franchising cafe, là hình thức kinh doanh mà chủ sở hữu thương hiệu (franchisor) cho phép người khác (franchisee) sử dụng thương hiệu, quy trình hoạt động,… của mình để mở quán cafe. Khi theo mô hình này, bạn sẽ cần trả các khoản phí nhượng quyền hoặc phí quảng cáo định kỳ. Tuy nhiên, bạn sẽ tránh được rủi ro xây dựng thương hiệu từ những ngày đầu và tiết kiệm đáng kể thời gian, công sức để phát triển quán.

Mở quán cafe sách

Quán cafe sách là một loại quán cà phê đặc biệt, kết hợp giữa không gian cà phê thư giãn và thư viện sách. Khi mở quán cafe sách, điều đầu tiên bạn cần tạo ra một không gian thoải mái và ấm cúng để khách có thể thưởng thức cà phê và đọc sách.

Thông thường, quán cafe sách có không gian mở, ghế sofa êm ái và kệ sách đa dạng. Khi mở cafe sách bạn cũng có thể kết hợp tổ chức các sự kiện văn hóa như hội thảo, buổi đọc sách, câu chuyện kể, hay gặp gỡ tác giả để tạo cơ hội cho người đam mê sách có thể gặp gỡ nhau, trao đổi ý kiến và chia sẻ đam mê với nhau.

Mở quán cafe cổ điển

Quán cafe cổ điển mang đậm phong cách hoài niệm, thường chú trọng vào việc tạo ra một không gian sang trọng và ấm cúng. Nội thất thường được làm bằng gỗ, có các chi tiết tinh tế và hoa văn cổ điển, tạo sự thoải mái cho khách hàng khi thưởng thức cà phê. Một yếu tố quan trọng khi mở quán cafe cổ điển là các loại đồ uống cổ điển và phong cách phục vụ. Âm nhạc trong quán cũng thường mang phong cách lãng mạn hoặc nhạc không lời như piano hoặc guitar.

Bạn đã vừa tìm hiểu về các thủ tục, quy trình và những thông tin, kinh nghiệm cần biết khi mở quán cafe. Hy vọng rằng, với các thông tin trên, Mogi.vn có thể giúp bạn tiến gần đến giấc mơ sở hữu một quán cafe của riêng mình. Ngoài ra, đừng quên ghé qua Mogi.vn mỗi ngày để cập nhật những thông tin thú vị, hấp dẫn khác về cuộc sống bạn nhé!

Đọc thêm:

Đọc toàn bộ bài viết