Kế hoạch tổ chức sự kiện gây ấn tượng tốt với khách hàng

1 năm trước 24

Kế hoạch tổ chức sự kiện được thiết lập kỹ lưỡng và hiệu quả sẽ mang đến trải nghiệm đáng nhớ cho tất cả đối tượng tham gia. Sự kiện là một trong những hoạt động truyền thông và Marketing của doanh nghiệp, có khả năng thu hút số lượng lớn khách hàng. Vì vậy, dù là mô hình doanh nghiệp nhỏ – vừa – lớn cũng đều cần tổ chức sự kiện bằng những hình thức khác nhau. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách lập kế hoạch tổ chức sự kiện hiệu quả nhất để gây ấn tượng tốt với khách hàng.

Bên cạnh đó, nếu bạn đang tìm mentor trong ngành sự kiện hoặc bất kỳ mảng nào khác, hãy sử dụng Askany. Askany là nơi bạn có thể kết nối với những chuyên gia kinh nghiệm và tâm huyết đến từ nhiều lĩnh vực khác nhau. Sau khi lựa chọn người chuyên gia cho mình, bạn có thể thực hiện cuộc gọi video 1:1 và thảo luận về những vấn đề bạn đang quan tâm. Tại Askany, chúng tôi không chỉ xây dựng ứng dụng mà còn xây dựng những kết nối cộng đồng vững chắc thông qua kiến thức và thiện chí. Tải Askany ngay hôm nay để tìm người mentor trong mơ của bạn!

Bí quyết lập kế hoạch tổ chức sự kiện thành công

Lập kế hoạch tổ chức sự kiện là một quá trình thú vị. Ở cương vị này, bạn là người “vẽ” nên bức tranh toàn cảnh của sự kiện. Để lập kế hoạch tổ chức sự kiện hiệu quả, bạn cần đáp ứng những yếu tố cơ bản sau:

Mục tiêu của sự kiện: Đầu tiên, bạn cần xác định mục tiêu của sự kiện là gì. Bạn muốn ra mắt sản phẩm mới, tăng mức độ nhận diện thương hiệu, tương tác với khách hàng, v.v

Thời gian và địa điểm: Bạn cần chọn thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện. Nếu sự kiện diễn ra ngoài trời thì cần dự trù các phương án về thời tiết. Đồng thời, bạn cần nghiên cứu xem thời điểm đó có sự kiện nào sẽ diễn ra không, ngày đó có trùng dịp lễ không.

Tệp khách hàng mục tiêu: Hiểu về khách hàng mục tiêu ảnh hưởng nhiều đến sự kiện. Từ đó, bạn sẽ biết cách xây dựng nội dung chương trình và xây dựng chiến lược tiếp cận phù hợp.

Nội dung chính của sự kiện: Ở bước này, bạn cần lên nội dung chi tiết cho sự kiện. Các hoạt động nào sẽ diễn ra, ai là người dẫn chương trình, ai là khách mời, trang trí không gian ra sao, mọi thứ diễn ra vào thời điểm nào, ai là người phụ trách và những vấn đề liên quan.

XEM THÊM CÁC BÀI VIẾT KHÁC:

Dự trù kinh phí: Sau khi hoàn thành nội dung sự kiện, bạn cần dự trù kinh phí để tránh phát sinh chi phí hoặc thay đổi cần thiết trong trường hợp còn dư chi phí.

Quản lý rủi ro: Ở giai đoạn này, bạn cần rà soát lại kỹ lưỡng kế hoạch của mình. Đồng thời, bạn phải liệt kê những trường hợp bất ngờ nào có khả năng xảy ra và phương án khắc phục.

Tùy vào quy mô, lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp, mục tiêu của sự kiện sẽ có những thay đổi cần thiết để cá nhân hóa hơn. Trên đây chỉ là những bước cơ bản nhất mà ban tổ chức phải đáp ứng.

Xem thêm: Học hỏi từ chiến lược Marketing của Coca Cola

Lưu ý khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện tránh thiếu sót

Để kế hoạch tổ chức sự kiện được hoàn thiện nhất, thực tế nhất, bạn cần lưu ý một vài yếu tố như:

Kỹ thuật: Hãy đảm bảo bạn có người hỗ trợ kỹ thuật trong suốt sự kiện. Các vấn đề kỹ thuật sẽ liên quan đến sân khấu, micro, màn hình led, loa, đèn, điện, v.v
An toàn: Luôn luôn tuân thủ các quy định về an toàn, phòng cháy chữa cháy. Bạn cần có kế hoạch sơ tán hoặc cứu hộ phòng trường hợp xấu.
Marketing: Trong kế hoạch tổ chức sự kiện cần phải có kế hoạch truyền thông, marketing để thu hút số lượng lớn khách hàng đến sự kiện. Bạn có thể sử dụng mạng xã hội, email marketing hoặc bất kỳ công cụ nào phù hợp với tệp khách hàng.
Phản hồi từ khách: Đừng quên thu thập những phản hồi của khách hàng để có cơ sở đánh giá sự kiện, điều chỉnh cho sự kiện tiếp theo. Bạn có thể thăm dò thái độ, ý kiến của khách ngay trong lúc sự kiện diễn ra hoặc sau sự kiện.

Xem thêm: Chiến lược marketing của Apple có gì hay?

Lập kế hoạch tổ chức sự kiện là một nhiệm vụ phức tạp nhưng cũng đầy thú vị. Ở vị trí này, bạn chính là người dựng nên “xương sống” của toàn bộ sự kiện. Vì vậy, hãy lập kế hoạch thật kỹ lưỡng và thực tế để tạo ấn tượng tốt và thu hút khách hàng bạn nhé!

Nếu quá trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện của bạn đang gặp nhiều vấn đề thì đừng ngại nhắn tin ngay với các chuyên gia trong ngành qua Askany nhé! Là những người giàu kinh nghiệm và kiến thức, chắc chắn chuyên gia sẽ hỗ trợ bạn hết mình, cung cấp giải pháp thực tế để giải quyết các lăn tăn của bạn. Liên hệ với chuyên gia đa lĩnh vực tại Askany ngay hôm nay!