Self Order là gì? Các hình thức Self Order phổ biến, dễ áp dụng, ít tốn kém

Cộng nghệ ngày càng phát triển và sự xuất hiện của những thiết bị đặt hàng tự động với tên thường gọi là Self Order (SO) mang đến một cơ hội sáng tạo cho các chủ nhà hàng để nâng cao hơn nữa trải nghiệm của khách hàng đồng thời cải thiện hoạt động kinh doanh của chính họ.

Sẽ không còn những hàng dài người đứng xếp hàng chờ đợi tới lượt mình gọi món hay í ới gọi phục vụ bàn để đưa order, gọi thanh toán nữa. Giờ đây, khách hàng hoàn toàn có thể chủ động gọi món và thanh toán theo cách của mình thông qua kiot CUKCUK Self Order đặt tại nhà hàng.

• Dễ dàng, nhanh chóng trong quản lý kho tổng của các chủ chuỗi nhà hàng
• 3 Xu hướng công nghệ trong quản lý mà chủ nhà hàng nào cũng nên biết
• Các biểu hiện gian lận phổ biến nhà hàng nào cũng gặp và biện pháp xử lý

1. Self Order là gì?

Self Order là phương pháp gọi món tự động mà khách hàng không cần phải phải chơ đợi hay xếp hàng mà có thể tự chủ động order và thanh toán. Khiến cho khách hàng không phải đợi chờ lâu giúp nhà hàng tiết kiệm thời gian và nhân lực.

Là phương pháp tự gọi món thông qua thiết bị di động cá nhân của mình ngay tại cửa hàng mà không cần chờ đến sự hỗ trợ từ nhân viên. Đặc biệt Self Order càng phát huy ưu điểm của mình ở những khung giờ cao điểm đó là khách hàng không phải xếp hàng để chờ đến lượt.

Sau khi hoàn tất order, thông tin của đơn hàng sẽ tự động được gửi đến hệ thống, nhân viên thu ngân chỉ cần tiếp nhận đơn hàng trên máy POS, kiểm tra và chuyển đến các bộ phận bếp, bar để tiếp tục chế biến các món ăn.

Khách hàng hoàn tất quy trình order và được phục vụ bữa ăn của mình tại cửa hàng hoặc đem về một cách nhanh chóng hơn cả.

Đến đây, khách hàng muốn thanh toán hóa đơn chỉ cần một cú chạm và xác nhận tổng tiền trên đơn hàng cần thanh toán. Đây là một tính năng đơn giản nhưng cực ấn tượng khi có thể giảm tối đa thời gian chờ đợi không cần thiết của thực khách và của cả các cửa hàng.

2. Lợi ích khi sử dụng Self Order vào nhà hàng, quán ăn

2.1. Cải thiện chất lượng dịch vụ 

Với Self Order, khách hàng không còn phải chịu cảnh xếp hàng chờ đợi hoặc chờ nhân viên phục vụ đến order món. Thay vào đó, họ có thể chủ động gọi món và thanh toán để tiết kiệm thời gian của chính mình. Mặt khác, chủ nhà hàng cũng giảm thiểu được những than phiền của khách hàng về thời gian chờ đợi và các vấn đề về nhân sự vv…

Bên cạnh đó, với việc khách hàng tự thực hiện hoạt động chọn món của mình, họ còn có thể rà soát đơn hàng một cách nhanh chóng, đúng, đủ những món ăn mà mình lựa chọn. Đôi khi điều này nếu có nhân viên thực hiện gọi món lại nghe nhầm hoặc sót, bỏ quên những lưu ý đặc biệt cho món ăn, hoàn toàn không đúng yêu cầu khiến khách hàng có những trải nghiệm không tốt.

2.2. Vận hành hệ thống chuẩn chỉnh 

Như trước kia, nhiều tình huống khách hàng đến trước lại không được hỗ trợ kịp thời, người đến sau lại được phục vụ trước. Điều này xảy ra tình trạng, thực khách mất thiện cảm, không vui vẻ khi mình phải chờ đợi lâu. Nguyên nhân do việc nhân viên không biết được khách hàng nào vào trước để phục vụ trước, thứ tự của các bàn cũng không được sắp xếp đúng trình tự. Bởi vậy, với hệ thống Self Order, nhân sự hoàn toàn chủ động việc sắp xếp thực khách vào chỗ ngồi cũng như nhắc nhở thực khách chủ động đặt món.

Đơn hàng được ghi nhận thông qua trang đặt hàng của thực khách, sẽ được chuyển xuống bộ phận chế biến, đồng thời cũng đẩy sang bộ phận thu ngân. Trong trường hợp có sửa đổi trong hóa đơn, thay vì việc các bộ phận thông báo thủ công, phần mềm tự động cập nhật, rút ngắn quy trình hoạt động cũng như quãng đường di chuyển của nhân viên, vừa tối ưu được nguồn lực và thời gian.

2.3. Tối ưu nhân sự

Chủ nhà hàng hoàn toàn có thể tiết kiệm đáng kể về chi phí thuê nhân viên, bởi khách hàng đã tự chủ động phục vụ mình thì công việc của nhân viên được giảm bớt đi rất nhiều.

Các thiết bị Self-Order có thể thay thế toàn bộ công việc của một nhân viên như: Giới thiệu món mới, các chương trình khuyến mãi, đặt món và thanh toán. Đây thật sự là giải pháp tối ưu về nhân sự vào những thời gian cao điểm như cuối tuần, lễ tết, chạy chương trình khuyến mãi.

Hơn thế nữa, việc vận hành được tối ưu hết sức đơn giản bởi thiết bị Self-Order vô vùng thân thiện, dễ sử dụng nên quản lý sẽ không mất thời gian quá nhiều để đào tạo nhân viên vận hành hệ thống SO.

Ding Zhong Zhang, chủ của chuỗi cửa hàng La Ferme Blanche cho hay: “Tôi không cần phải mướn quá nhiều nhân viên phục vụ cho công việc order món khi lắp đặt hệ thống phần mềm quản lý bán hàng có khả năng order online nữa”

Khi có món mới, chủ nhà hàng chỉ cần update lại thông tin hình ảnh và món ăn lên trình quản lý. Từ đó, tất cả nhân viên quán và khách hàng đều nắm bắt được sự thay đổi. Điều này rất tiện cho chủ nhà hàng khi không cần phải rắc rối sửa menu hay in lại menu. Từ đó tiết kiệm chi phí in ấn  cho nhà hàng.

Hơn nữa, khi cập nhật thêm nhiều món ăn hay đồ uống, khách hàng vẫn cảm thấy dễ chịu bởi giao diện hiện đại cùng trải nghiệm mới mẻ thay vì cầm một quyền menu dầy cộm.

Đặc biệt, với Self Order, khách hàng sẽ được thoải mái lựa chọn món đồ mà họ mong muốn không cần thông qua nhân viên oder nào nữa, thậm chí Self Order còn cho phép khách hàng chủ động note cho món mình yêu cầu (ít đường, nhiều sữa…). Việc này giúp tránh sai sót không đáng có trong quá trình order khi nhân viên note sai hoặc thiếu.

2.5. Hỗ trợ chăm sóc thực khách, marketing cho nhà hàng

Bên cạnh chức năng hỗ trợ bán hàng, các thiết bị Self-order đồng thời còn có thể lưu trữ thông tin khách hàng, cũng như lịch sử mua hàng của khách hàng. Những thông tin này chính là phác thảo chân thực nhất về đối tượng khách hàng mục tiêu.

Từ những thông tin có được, nhà hàng có thể thiết kế các chương trình quảng cáo hiệu quả hơn, tác động đến đơn vị từng cá nhân. Việc có được email, số điện thoại cung cấp cho nhà hàng một kênh giao tiếp 2 chiều với khách hàng, điều mà trước đây rất khó thực hiện.

Quán có thể thu thập thông tin của thực khách thông qua hoạt động xác nhận đặt bàn bằng việc để lại tên và số điện thoại hoặc khuyến khích họ đăng ký trở thành thành viên để hưởng những ưu đãi đặc biệt.

Bằng thông tin thu thập được, chủ quán có thể thực hiện hoạt động như gửi các tin nhắn chăm sóc, khuyến khích khách hàng ghé thăm quán trở lại. Sự đồng bộ về dữ liệu có thể cho chủ quán biết được khách hàng đã đến thưởng thức bao nhiêu lần, mỗi lần đơn hàng giá trị bao nhiêu… Điều này giúp bộ phận bán hàng biết được món ăn nào được yêu thích lựa chọn nhiều nhất hoặc món ăn nào không được lựa chọn để có thể có chính sách tặng kèm hoặc khuyến khích sử dụng thử để gia tăng món ăn mới cho cửa hàng.

2.6. Tăng doanh thu nhà hàng

Self-order mang đến cho khách hàng những trải nghiệm đặc biệt thú vị, mới mẻ mà vô cùng tiện lợi. Từ đó, Self order  khiến cho người tiêu dùng có xu hướng chi tiêu nhiều hơn giúp cải thiện nhu cầu mua sắm của khách hàng làm tăng doanh thu cho nhà hàng.

Theo báo cáo từ Harvard Business Review thực hiện tại McDonald trung bình mỗi khách hàng chi tiêu nhiều hơn $1 đô tại máy SO so với phương thức đặt hàng thông thường.

Khi khách hàng cảm thấy thuận tiện hơn, nhân viên có quy trình rõ ràng, tiết kiệm về nguồn lực cũng, từ đó nhà hàng, quán ăn tiết kiệm được nguồn lực, tối ưu hóa về chi phí cũng như thúc đẩy doanh thu. Bên cạnh đó, nhà hàng cũng nhanh chóng giải quyết được các hoạt động chờ đợi, nghẽn ở khâu đặt món, hoạt động kinh doanh bài bản, đường dài.

3. Mô hình này có phổ biến ở Việt Nam không?

Có thể dễ dàng nhận thấy mô hình Self Order chưa thực sự phổ biến tại Việt Nam mặc dù mô hình này đem lại rất nhiều tiện ích cho chủ nhà hàng. Dưới đây là một trong số những lý do phổ biến nhất

3.1. Thay đổi lại quy trình vận hành 

Việc nhân viên, chủ quán đã quá quen với cách thức vận hành cũ như ghi chép món ăn, rồi việc kiểm soát khâu thanh toán của khách hàng. Ngay cả thực khách cũng sẽ chưa thể thích ứng được vơi sự thay đổi trong cách thức vận hành mới.

Nếu chuyển sang hệ thống gọi món tự động, chủ quán cần sắp xếp lại quy trình vận hành, điều chỉnh lại vị trí, vai trò của các nhân sự sao cho mọi khu vực đều có nhân sự hỗ trợ để khách hàng dễ dàng chuyển đổi sang hình thức gọi món tự động.

Nhân sự cũng cần có thời gian để làm quen với các công cụ tự động này, thậm chí thành thạo để hướng dẫn và hỗ trợ khách hàng khi hệ thống đi vào hoạt động.

3.2. Thiết lập và sắp xếp các vị trí đặt máy POS hợp lý 

Các không gian phục vụ được thiết kế từ đầu để đảm bảo tận dụng được tối đa các vị trí chỗ ngồi giúp nhà hàng có thể đảm bảo hết công suất. Đôi khi điều này hạn chế việc đặt các thiết bị POS Self Order lớn, cồng kềnh, việc khách hàng xếp hàng chờ đợi cũng sẽ cản trở, gây tắc nghẽn,

3.3. Vấn đề nhân sự cần được chú trọng 

Self Order là thiết bị hỗ trợ nhà hàng, quán ăn giảm thiểu khối lượng cũng như số lượng nhân sự phục vụ. Tuy nhiên, những nhân sự này cần được đào tạo kỹ năng sử dụng phần mềm và sắp xếp vị trí lựa chọn cho khách hàng để đảm bảo hoạt động vận hành của nhà hàng không bị nghẽn tắc.

Về mặt tích cực, nhân sự nhà sẽ được tối ưu, tuy nhiên với ngành dịch vụ, sự tự động đôi khi cần áp dụng đúng lúc đúng chỗ. Đương nhiên hệ thống hoàn hoàn không thể đưa ra lời khuyên, tư vấn cho khách hàng tốt như một nhân viên được đào tạo bài bản, hiểu rõ về thông tin khuyến mãi… Để thiết bị có thể cung cấp đầy đủ những thông tin trên cần thời gian tối ưu, cấu hình giao diện theo mong muốn của chủ nhà hàng.

4. Những hình thức Self Order hiện nay 

4.1. Sử dụng thiết bị POS self order 

4.2. Tận dụng smartphone của thực khách 

Đối với cách thức này, nhà hàng chỉ cần sử dụng menu điện tử. Các menu này sẽ được in dưới dạng QR code và đặt tại góc bàn hoặc dán trên tường. Thực khách đến quán sử dụng điện thoại, quét mã, màn hình sẽ hiện ra nội dung thực đơn. Hoạt động chọn món cũng diễn ra nhanh chóng.

Nhà hàng cũng cần sẵn sàng hỗ trợ khách hàng trong hoạt động này, thông qua việc nhắc nhở nhân viên luôn chút ý quan sát, nếu khách hàng có vướng mắc trong quá trình sử dụng sẵn sàng thao tác giúp họ. Điều này vừa làm trải nghiệm gọi món của thức khách giảm bớt thời gian gián đoạn vừa giúp khách hàng dần dần hình thành thói quen gọi món với menu điện tử, tiết kiệm thời gian chờ đợi đồng thời tối ưu nguồn lực nhà hàng.

5. Có CukCuk Self Order không? Thao tác ra sao?

Đối với nhà hàng/quán ăn đang sử dụng phần mềm MISA CukCuk, anh chị có thể thực hiện thiết lập CukCuk self order theo hướng dẫn chi tiết dưới đây.

• Bước 1: Thiết lập tính năng Cho phép khách hàng tự gọi món trên trang web quản lý. Xem tại đây.
• Bước 2: Đăng nhập và thiết lập bàn mặc định trên ứng dụng CUKCUK Self Order. Xem tại đây.
• Bước 3: Hướng dẫn khách hàng tự gọi món trên ứng dụng CUKCUK Self Order. Xem tại đây.
• Bước 4: Thu ngân xác nhận thông tin món khách gọi trên CUKCUK Bán hàng. Xem tại đây.

Ngoài ra, thu ngân/phục vụ có thể sử dụng 1 iPad để ghi nhiều order cho các nhóm khách khác nhau cùng 1 lúc. Xem tại đây.

6. Tạm kết 

Với những chia sẻ trên đây, hy vọng MISA CukCuk có thể phần nào giúp anh chị giải đáp vướng mắc trong quá trình vận hành cũng như áp dụng công nghệ mới để cải thiện năng suất, thu hút khách hàng ghé thăm và sử dụng dịch vụ của quán nhiều hơn. Chúc anh chị kinh doanh hồng phát!