Vì sao bạn luôn bù đầu với hàng tá công việc nhưng lập to-do list lại không hiệu quả?

Bên cạnh vô số những phương pháp làm việc hiệu quả thì lập to-do list (danh sách những việc cần làm) là một trong những phương pháp kinh điển được nhiều người khuyên dùng. Thế nhưng đây không phải là giải pháp phù hợp với tất cả. Mặc dù nhiều người luôn bù đầu với hàng tá công việc và hay trễ deadline nhưng lập to-do list lại không hiệu quả với họ.

Trước đây, tôi không bao giờ lên kế hoạch cho những việc cần làm, còn hiện tại đến cả ngày nghỉ tôi cũng lên to-do list. Nghe có vẻ cứng nhắc và cuồng năng suất, nhưng nhờ thế mà công việc và cuộc sống của tôi tốt hơn đáng kể. Từ một người thích làm việc tùy hứng đến “nghiện” to-do list, tôi đã nhận ra sự khác biệt giữa hai hình thức làm việc này và biết được lý do vì sao nhiều người thất bại với to-do list. 

Làm việc tùy hứng và làm việc với to-do list khác nhau thế nào?

Làm việc tùy hứng nghe có vẻ thoải mái nhưng thực ra lại chẳng thoải mái chút nào. Bạn dễ quên việc, dễ cảm thấy stress vì quá nhiều việc mà làm mãi không xong, cuối cùng là dễ trễ deadline trong khi chất lượng công việc không được đảm bảo. 

To-do list cho bạn một cái nhìn rõ ràng về những việc phải làm, tính chất và khối lượng công việc. Từ đó bạn có thể sắp xếp thứ tự ưu tiên và ước lượng thời gian hoàn thành. Bên cạnh đó, to-do list còn giải quyết được một vấn đề nan giải là chứng “mất não” của dân văn phòng. Vì công việc đã được liệt kê rõ ràng trước mắt nên bạn sẽ không sợ bỏ sót việc. Nếu bạn lập to-do list trên những ứng dụng ghi chú thì chúng còn có tính năng nhắc nhở, đảm bảo bạn sẽ không thể quên bất kỳ công việc nào.

Sau một thời gian thử kiên trì với việc lập to-do list, tôi cảm thấy hài lòng khi mình đã giành lại quyền kiểm soát cuộc sống của mình, thay vì cứ mải miết chạy theo deadline. Tôi từng đọc một câu nói tâm đắc: “Nếu bạn không lên kế hoạch kiểm soát ngày thì ngày sẽ kiểm soát bạn”. Việc lập to-do list giúp tôi tránh lãng phí thời gian và rơi vào cảm giác mông lung vì không biết nên làm gì tiếp theo.

Tránh cảm giác nản vì không thể hoàn thành to-do list

Trước hết chúng ta cần tìm hiểu lý do vì sao to-do list khiến mình dễ oải. Theo tôi có hai nguyên nhân chính. Thứ nhất là choáng ngợp vì có quá nhiều việc phải làm. Thứ hai là thường xuyên không thể hoàn thành hết to-do list khiến mình không còn động lực lập to-do list nữa. Bản thân tôi cũng từng thất bại với to-do list. Sau này tôi đã tìm ra nguyên nhân cũng như giải pháp để bản thân không nản khi nhìn danh sách công việc có vẻ cứng nhắc kia.

Đầu tiên, bạn phải bỏ bớt kỳ vọng rằng mình có thể hoàn thành tất cả các công việc trong một ngày. Mỗi ngày chỉ nên liệt kê ra 3 - 5 đầu việc quan trọng cần giải quyết và chỉ tập trung vào những công việc đó thôi, còn lại hãy ngắt bớt sang ngày hôm sau. Công việc là chuyện cả đời, mình không làm hôm nay thì để ngày mai. 

Một số người thường cố gắng hoàn thành nhanh nhất có thể khi sếp sao một việc phát sinh nào đó, trong khi họ vẫn có những công việc quan trọng phải làm. Chỉ bản thân mỗi người mới biết khối lượng công việc cụ thể và giới hạn của chính mình. Sếp chỉ quản lý chung và giao việc khi cần chứ không thể nắm hết khối lượng công việc của từng người. Vì thế khi nhận một công việc mới, hãy hỏi rõ deadline cần hoàn thành, mức độ cấp thiết, đồng thời trình bày rõ những công việc quan trọng bạn đang phụ trách để sếp cân nhắc. Từ đó bạn có thể sắp xếp và xử lý công việc một cách hiệu quả hơn.

Nếu bạn chưa hoàn thành một đầu việc nào đó, bạn có thể cập nhật tiến độ mình đã làm được bao nhiêu phần trăm. Điều đó giúp bạn đỡ ngộp hơn vì cảm giác làm mãi không xong.

Ngoài ra, theo trải nghiệm của cá nhân tôi, to-do list không chỉ có những việc phải làm mà có cả những việc tôi muốn làm. Ngoài to-do list cho công việc, tôi còn có danh sách những công việc liên quan đến cuộc sống cá nhân như: những việc mình thích làm khi rảnh rỗi, những thứ mình muốn học thêm, kế hoạch sáng tạo nội dung trên blog, thậm chí cả việc nhà tôi cũng cho vào to-do list.

Vì thế mỗi khi không biết nên làm gì, tôi có thể mở to-do list ra và chọn một việc để làm. Tôi có thêm động lực để hoàn thành những việc phải làm, vì sau đó tôi sẽ được làm những việc thích làm, như một phần thưởng.

Khi làm việc với to-do list, bạn đừng nên cứng nhắc quá mà hãy linh hoạt, bởi chúng ta là con người chứ không phải những cái máy. Có những ngày chúng ta hứng khởi, tràn trề động lực, cũng có những ngày ta cảm thấy mệt mỏi và không muốn làm gì. Khi ấy, bạn có thể dành thời gian để nghỉ ngơi hoàn toàn hoặc chỉ làm đúng một việc mà bạn yêu thích thôi.

Cuối cùng, to-do list cũng chỉ là công cụ, hãy để nó giúp bạn làm việc hiệu quả chứ đừng biến nó trở thành áp lực.

I Am NGA

Ảnh: Sưu tầm